Dias atrás coloquei em um whiteboard na Agility um aviso engraçado entitulado “Pensamento Tibetano” que talvez você já tenha visto em alguma rede social. Se você ainda não conhece, ele diz mais ou menos o seguinte:
“Tudo aquilo que algum lazarento diz ser URGENTE, sempre é algo que algum outro panaca deixou de fazer em tempo hábil e quer que você se vire para fazer em tempo recorde” -monge Thamo Kusako Sheyo
Como este “ditado” está fixado num local de considerável movimento, muitos param e se divertem com o texto. Mas acredito que poucos analisam seu conteúdo e menos pessoas ainda refletem mais profundamente como essa brincadeira tem um fundo de verdade e impactam seu cotidiano. E é aí que me pergunto: se tudo é urgente o que é urgente de verdade? Nada! Estamos atolados de falsas urgências porque não temos prioridades claras.
Algumas pessoas estão tão envolvidas no seu cotidiano cada vez mais agitado, com prazos e orçamentos cada dia mais curtos que se tornam de certa forma “dependentes” desse sentimento de euforia como uma espécie de vício. Querem atender a todas as solicitações com uma urgência por vezes desnecessária para demonstrar serem mais eficientes do que realmente são. E quando essa urgência acaba, ficam desesperados para fazer qualquer coisa urgente apenas para se manter em atividade. Estar sempre ocupado tornou-se um símbolo de “status” em nossa sociedade: se estamos sempre ocupados é porque somos “importantes”.
Saiba a diferença entre urgência, importância e prioridade
Para ajudar a resolver uma parte do problema, diversas teorias, livros, artigos e palestras já foram desenvolvidos. E em todas elas um dos principais fatores envolvidos é a administração do tempo. Um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administração do tempo é não saber diferenciar estes três elementos, que são totalmente diferentes entre si:
- Urgência está ligada ao tempo, ao prazo de execução e de início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente dependendo dos prazos que ela tem;
- Importância (ou criticidade) é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os nossos objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa;
- A Prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância/criticidade. Existem diversas formas de se calcular a prioridade com base na nos dois fatores, sendo o ITIL a mais difundida no mercado de TI.
Aí temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: algumas vezes a tarefa mais prioritária nem sempre é aquela que se deva fazer logo (que está diretamente ligado à urgência), nem tampouco é aquela mais importante (que está diretamente ligado à importância/criticidade).
A Matriz de Gerenciamento do Tempo é uma técnica bastante difundida e é uma boa forma de visualizar a relação entre urgência e importância em quatro quadrantes:
De uma forma bastante resumida, as tarefas mais prioritárias são aquelas que são urgentes e importantes, as chamadas prioridade “1”. Prioridade “2” são as tarefas importantes e não urgentes e a prioridade “3” corresponde às tarefas urgentes e não importantes (veja na ilustração onde cada prioridade se encontra).
Quanto mais nos dedicarmos às atividades do Quadrante 1 (importantes e urgentes) menos tempo teremos para o Quadrante 2, que é o da Qualidade. Isto significa mais stress, menos qualidade, menos produtividade e mais desperdícios. Pode-se obter o tempo necessário para o Quadrante 2 pela redução de tempo dedicado ao Quadrante 3 (urgentes mas sem importância) e ao Quadrante 4 (sem importância e sem urgência) pela delegação de tarefas, recusando diplomaticamente ou mesmo eliminando tarefas irrelevantes ou inúteis.
É exatamente aqui que se enquadra a ideia do “Pensamento Tibetano”: a grande dificuldade do nosso cotidiano é exatamente saber como priorizar as nossas atividades para que não fiquemos sufocados e, pior ainda, não sufoquemos aos nossos colegas!
A cada dia me convenço mais que o grande problema da sociedade atual está no imediatismo: não é porque conseguimos buscar algo em 0,31415926 segundos no Google que somos obrigados a responder a tudo da mesma maneira. Para quem assistiu a comédia “Tratamento de Choque” (Anger Management) o Dr. Buddy Rydell (Jack Nicholson) usa uma técnica bem divertida para isso: “Goosfraba!”
Inspirado na obra “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” de Stephen Covey.